汽配通汽配管理系統操作說明書

 

汽配通免費汽配管理軟件下載

2014.1.23更新

 

汽配通軟件桌面

一、登錄及帳號管理

1、  軟件操作員登錄

軟件操作員登錄窗口（如下圖），此登錄賬號是由用戶在軟件里菜單 系統管理—>操作員管理 里進行添加或者修改的。初次安裝的用戶可以使用默認的操作員賬號和密碼登錄。

（圖1）

2、  汽配號登錄

汽配號登錄窗口（如下圖），如果您之前有注冊QP號，您可以用之前注冊的QP號和密碼在此登錄即可。非注冊會員無法打印銷售單，無法設置公司名稱及聯系方式，庫存只能存放200件單品。

（圖2）

 

若之前沒有注冊QP號，可以點擊上圖中的“免費注冊”注冊一個QP號，成為軟件會員，注冊窗口如下圖：

（圖2.1）

 

注冊成免費會員后，我們的qp110網將會自動為您生成一個企業宣傳網站，并且在軟件里可以使用銷售打印，設置打印標頭等等功能。

 

注意：請分清楚操作員帳號和QP號，一個軟件可以有多個操作員帳號，但只能有一個QP號。軟件登錄用的是操作員帳號，而QP號只有在軟件剛剛安裝時登錄一次就行了。

個別電腦因為路由器設置可能不能正常注冊，您可以在網站上注冊一個QP號，然后在軟件里登錄就行了。

二、進銷存管理

1、  進貨管理

1.1 進貨入庫

只有在進行進貨入庫之后，才能在庫存管理里對您的庫存進行管理。點擊菜單欄“進銷存管理”—>“進貨管理”—>“進貨入庫”打開進貨窗口,如下圖。

（圖2.1.1.1）

 

 

在左側輸入供應商后，點擊“進貨”按鈕，打開配件資料錄入窗口如下圖

 

（圖2.1.1.2）

 

填寫配件資料后點確定，完成某一個配件的錄入，當您一個單子有多個配件時，您可以繼續添加配件。錄完配件后，點取消就進入了結算窗口。如下圖

 

（圖2.1.1.3）

 

 

如果這個單子沒有運費，可不用填寫，選擇結算方式，當結算方式為掛帳時，在應付款里就會有這筆款項。

1.2 退貨給供應商

   點擊下圖中右上角的已結算，再點擊“查詢[F3]”按鈕，找到您要退貨的那個單子

  

（圖2.1.2.1）

 

 

 點擊“退貨【F8】”按鈕，此窗口的下部那個表格會發生變化，多了一個退貨數量列，如下圖

(圖2.1.2.2）

找到要退貨的配件，輸入退貨數量，再點上方的結算按鈕即可完成退貨。

 

 

   

2、  銷售管理

 2.1 銷售開單

點擊菜單欄“進銷存管理”—>“銷售管理”—>“銷售開單”打開進貨窗口,如下圖。

 

(圖2.2.1.1）

在搜索欄的相應項目內輸入關鍵字會很快幫您找到您要出售的配件，比如上圖中，我在名稱那欄輸入了“卡扣”這兩個字的首字母，軟件在下面的表格中就幫我列出來配件名稱中首字母同時含有”KK”的配件。選擇要出售的配件點擊左上角“銷售開單”或者直接雙擊要出售的配件彈出銷售窗口。如下圖

(圖2.2.1.2）

 

客戶名稱框里輸入內容，如果此客戶購買過此配件，那么在窗口的右邊將調出此客戶的購買記錄及價格，如下圖

(圖2.2.1.3）

 

填寫或修正相應信息后，點確定此條配件信息將會出現在銷售開單下方的表格里，如下圖。

(圖2.2.1.4）

 

 

如果此客戶要購買多個配件，您可以繼續選擇要出售的配件進行以上操作。

(圖2.2.1.5）

 

當客戶所要購買的配件都添加到下方的表格后，點擊上方的結算按鈕，進入結算操作

(圖2.2.1.6）

 

  彈出結算窗口后，如下圖，大紅框中選擇結算方式，當選擇掛帳時，此單將會出現在“應收款”里

注意，下圖小框“確定后馬上打印”，此處如果勾上，點擊確定就會馬上打印，不會有打印設置窗口，所以一般情況下我們都是不勾選此選項。

點擊確定后完成此單的銷售

(圖2.2.1.7）

 

2.2急件開單

   當您的配件沒有錄入庫存，卻又要做銷售時，您可以使用急件開單功能，點擊此窗口中的 “急件開單” 按鈕，出現下圖中的窗口，輸入要出售的配件資料，點確定，如果此單還要別的配件要銷售，可以繼續添加，否則點“返回”按鈕對此次急件的配件進行進貨結算操作。最后點上面的結算按鈕完成急件開單操作。

(圖2.2.2.1）

 

2.3銷售瀏覽及銷售打印

   點擊“銷售開單”上面的“銷售瀏覽”按鈕可對以往的銷售單據進行查看

(圖2.2.3.1）

 

銷售瀏覽窗口，默認顯示的是當開開單的數據。如下圖

(圖2.2.3.2）

 

窗口分為上下兩部分，上部分顯示的是開出的單子及客戶一些信息，下部分對應的是此單子里包含的配件信息。

點擊銷售查詢按鈕可查詢以往更多的銷售單，如下圖，可以按開單時間查，也可以按單號查。

(圖2.2.3.4）

 

 

點擊銷售打印按鈕，將彈出銷售打印預覽窗口，如下圖，右邊第一個紅框可選擇打印格式。第二個紅框，當選擇不分頁時軟件會自動調整打印高度，當選擇分頁時軟件會根據下方打印高度框設置的值調整高度。

點擊打印即可打印預覽的頁面。

(圖2.2.3.5）

 

2.4銷售退貨

打開“銷售開單”窗口點擊“銷售退貨”，或者直接點擊軟件左邊面板上的“銷售退貨”打開“銷售退貨”窗口。如下圖

(圖2.2.4.1）

 

        先使用查詢功能找到您要退貨的單子，如果您不記得單號可以根據時間范圍來查詢。查詢出某時間段的銷售后，選擇您要退貨的配件，點擊“退貨”按鈕，如下圖。

       

(圖2.2.4.2）

點擊“退貨”按鈕后會彈出如下圖的窗口，在退貨數量里輸入退貨數。

(圖2.2.4.3）

 

 

注意，紅框里的是否放入廢品倉選項，如果勾選后，下方會出現此配件的進貨歷史，如下圖。設置放入廢品倉時，一定要選擇此配件的進貨批次，也就是要選擇進貨單。

(圖2.2.4.4）

 

點擊確定后，之前的銷售退貨窗口的下邊表格里就會出現您要退貨的配件，如下圖。如果您還有要退的配件，可以繼續以上的操作，如果沒有，請點擊“保存”按鈕進入結算流程

(圖2.2.4.5）

 

此處的結算與銷售結算操作一樣，就不贅述，如下圖

(圖2.2.4.6）

 

點確定后完成銷售退貨工作。

點擊銷售瀏覽，可查看的銷售及退貨情況，如下圖。紅色為退貨單，黑色為銷售單。

(圖2.2.4.7）

 

 

3、  庫存管理

從軟件左邊面板點擊“查看庫存”按鈕，打開庫存管理窗口，如下圖。右擊某一條配件可以查看進貨歷史和銷售歷史。這里我們重點來講“盤點”和“退貨給供應商”，修改屬性，修改價格等功能打開后直接修改就行了。

(圖2.3.1）

 

3.1 盤點

點擊上圖(圖2.3.1）中的“盤點”按鈕，進入盤點窗口，如下圖（2.3.1.1），初次盤點請點擊“盤點初始化”按鈕，點擊后下放的表格將會列出您所有的庫存。如果某個配件庫存數量不正確，您可以在“盤點數量”那列填寫正確的數量，庫存數量正確的配件可不填寫。盤點數量是即時保存的，當您的配件數量過多時，一天沒有盤完，可以第二天再繼續盤，但第二天打開盤點是，請不要點擊“盤點初始化”，要不然前一點盤點的數據就清空了。當盤點完之后，點擊“啟用盤點”按鈕，庫存數量將會變成您盤點后的數量。

   (圖2.3.1.1）

 

3.2 退貨給供應商

如圖2.3.1，選擇要退貨的配件后，點擊“退貨給供應商”按鈕，進入退貨窗口，如下圖 2.3.2.1 選擇正確的退貨批次，輸入退貨數量后，點結算完成退貨功能。

  (圖2.3.2.1）

 

 

4、  報價單制作

當您的客戶到您這進貨需要一批配件的進貨明細及價格時，您就要使用到報價單。點擊軟件左面版的報價單制作打開預售報價管理窗口，如下圖(2.4.1）。

  (圖2.4.1）

點擊“開單”按鈕，左邊的表格將會自動生成單號，并彈出配件選擇窗口，如下圖（2.4.2）

(圖2.4.1）

雙擊您需要的配件，在彈出的窗口內輸入數量和單價點確定，這樣就有一個配件進入了您的報價表內，如果還有更多的配件需要報價，您可以在這里繼續選擇。當需要的配件都選擇好后，點擊大窗口的“退出”按鈕

 

以上操作完成后，您會看到下面的窗口，左邊是單號，右邊是此單中所選擇的配件。

您可以看到左邊的表格“客戶名稱”項還是為空的，您可以點擊“選擇客戶”按鈕添加客戶信息。

點擊“調價”按鈕，可對所選配件的單價集體調價，在調價窗口內輸入調價基數點確定后會改變此單所有配件的單價。

 

 

若您只想對某個配件進行改價，您可以雙擊此配件，在彈出的窗口內修單價或者其他資料。如下圖

 

點擊下圖中的轉新單，可以將報價單轉為銷售單。

5、  配件借出

     配件借出操作和配件銷售操作差不多，雙擊某條配件，在彈出的框內輸入借出數量等信息，點確定，如果是多個配件借出，可以繼續上面的操作。

 

配件選擇完成后，點擊確定按鈕，輸入客戶名稱等信息點確定

點擊借出瀏覽可查看所有的借出信息

點擊歸還，可對借出的配件做歸還操作

歸還操作和銷售退貨操作差不多，先是使用查詢功能找到您要操作的配件，雙擊后出現歸還窗口，如下圖，輸入數量后點確定，如果有多個配件歸還還可繼續操作，之后點保存按鈕完成借出歸還操作。

 

 

 

6、  配件借入

配件借入操作與配件入庫操作近似，在供應商處輸入商家名稱，點“借貨”按鈕

出現此窗口，錄入配件的基本資料即可

選擇一個單子后，點擊“歸還”按鈕，可對此單子上的配件做歸還操作，其操作過程和退貨給供應商類似，點“歸還”后，下方的表格將多一“歸還數量”這么一列，在此列中輸入數量，再點上面的“保存【F5】”按鈕即可。

7、  配件報損

打開配件報損窗口，找到要報損的配件，雙擊，輸入報損數量點確定，最后再點擊下圖標記出來的“確定”按鈕，在彈出來的報損編輯窗口中輸入相關信息。

三、帳務管理

3.1應收款，應付款和代收款操作都是一樣的，在這里就以應收款做為范例進行講解

       打開應收款窗口，如下圖，左邊是商家名稱及欠款合計，當您點擊左邊的某條信息時，右邊的表格會顯示出其應付或應收的單子列表

選擇右邊的某一個單子，點擊上方的“明細”按鈕可以查看此單子的配件明細，如下圖

 

銷帳操作即您已經收到這筆款項或者一部份款項，操作如下，如下圖，如果商家一次性全款付清，您可以點擊全選，然后點銷帳就完成了。

 

如果只收到一部份款項，可點擊上圖中紅框標記起來的選擇項，點擊后將彈出一個框讓您輸入還款的具體金額。如下圖

點確定后，對比一下應付金額和付款金額，應付金額大于付款金額

點擊銷帳后，此單子顯示已還50，應付還有38.5，如下圖

 

當某筆款項成為了呆帳，即已經無法收回，可點擊單子前的選框后點擊“呆帳”按鈕。已經設為呆帳的單子，可在呆帳查詢中查看，并進行恢復或者銷帳。

 

3.2現金帳與銀行帳

   當您進貨或者銷售時付款或收款方式選擇為現金時，那這筆帳就會出現在現金帳里，反之選擇為銀行是，這筆帳就出現在銀行帳里。您每做一筆收款或者付款，相應的現金帳或者銀行帳都會有記錄。如下圖，如果您要增加手工帳，可以點擊增加按鈕。

在下面的窗口中填寫相關信息即可。

3.3 日收入

    日收入其實就是現金帳和銀行帳的集合，操作方式和現金帳一樣，此處不贅述。

 

四、報表管理

報表管理包括零件進貨明細表，計劃訂貨明細表，零件銷售明細表，零件銷售利潤表，進銷存匯總報表，營業報表，其功能是查看各個類別的明細表，其操作都相同，且操作簡單，只需要正確使用查詢功能即可。

注意各報表都有導出功能，能將報表導出來Excel ，但此功能單機版用戶無法使用，只有增強版和網絡版用戶可以使用

 

配件銷售排行，客戶銷售排行，職員銷售排行，這些基本上都沒什么操作，只要打開就能看到您要的數據。這些功能也只有增強版及網絡版用戶才能使用。

 

五、基本資料管理

基本資料管理包括客戶資料，供應商資料，員工資料，零件資料和車牌資料，這些資料的管理主要是在銷售或進貨中會有用到，其操作了很簡單，都是些添加，刪除和修改的操作，只要打開這些窗口基本上清楚怎么樣操作。

   

六、高級商務

商級商務的里的功能在使用時都必須有網絡的支持，點開高級商務菜單您會發現有些功能是灰色不能使用的，這些功能要在您要點擊“連接QP110”才能使用。

前面有說過，當您注冊了一個QP號后，我們就為您自己動生成了一個屬于您的網站，您可以在軟件面版左下角的，“我的網站”打開您的頁面。

而高級商務的功能主要是把您的網站的管理及相關信息發布，讓網友們從網絡上能找到您發布的信息，從而給您帶來生意。

此處功能也相對簡單，都是一些發布或者查看回復類的功能，這里我們重點講一下“配件網上銷售”

 

當您打開配件網上銷售窗口時 如下圖，下方的表格會自動幫您讀出您的庫存數據，您可以點“全選”按鈕選擇所有配件，也可以在下面的表格中勾選您要上傳的配件，選定后點擊“配件網上銷售【F4】”按鈕即可。注意點擊配件網銷售按鈕時要求在連接到qp110的狀態下才能進行。

 

點擊“配件網上銷售【F4】”后軟件就進入配件上傳的狀態，下方的進度條會顯示上傳的進度。注意，當您上傳的配件過多時，此過程耗時比較長，請耐心等待，不要關閉窗口。

您上傳完成后，點擊“打開網上銷售廳”可以看到您已經上傳到網上的配件。

 

七、系統管理

7.1數據備份

   打開數據備份窗口如下圖，保存路徑項的默認位置上您軟件安裝目錄下的“backup”文件夾，如果您要修改備份目錄，可以點擊后面的“選擇”按鈕，選擇您要存放的目錄。選擇好存放目錄后，點擊備份即可。

注意，單機版和增強版軟件在備份時會在您設定的保存路徑生成一個以當前時間為名稱的文件夾，備份數就會放在此文件夾內，網絡版軟件則是一個.bak的文件。且建議不要把數據備份在軟件安裝目錄特別是不要備份在C盤，如果您有U盤，可以把備份數據在U盤里拷貝一份。

請及時清理備份數據，如果軟件使用久了后，可能會因為備份數據過多而導致磁盤空間不夠，備份數據一般情況下只要保存最新的幾個就行了。

7.2數據恢復

   打開數據恢復窗口如下圖，保存路徑項的默認位置上您軟件安裝目錄下的“backup”文件夾，如果目錄不對，您可以點擊后面的“選擇”按鈕選擇正確的備份數據路徑。

注意，單機版和增強版軟件在恢復時會選擇您備份文件所在的文件夾即可，網絡版軟件則是一個.bak的文件。

 

 

7.3數據初始化

   數據初始化操作是將，您軟件里的數據全部清空，包括庫存，進貨記錄，銷售記錄，零件資料等等，使用數據初始化一般是在測試軟件之后，要重新錄入數據時做此操作。

 

7.4 數據導入導出

數據導入導出可以將您保存在電腦上的excel 文件 導入到軟件里，此窗口支持導入的有客戶資料導入，供應商導入，屬性導入和庫存導入，如下圖。四個類型的導入操作都一樣，現在我們以屬性導入為例進行講解。

 

 

先點擊下圖紅框中的“屬性”單選按鈕，點擊之后，您可以發現右邊的表單發生了變化，這里您點擊不能類型的數據導入，右邊對應的表頭也會相應變化。

 

注意，您要導入的Excel 表頭的順序要跟右邊表格的項目順序一致，就是說下圖中的紅框順序要一致

 

 

點擊上面的“打開”按鈕，選擇您要導入的Excel 文件，然后勾選項目，如下圖

 

再點上方的“讀入”按鈕，將Excel 數據讀入到軟件里，如下圖

 

檢查后如果沒有什么問題，您可能點擊“導入”按鈕

注意，在這里您不要點擊太快，有一個地方需要您選擇如上圖，提醒您是否清空屬性表中的現有數據，如果您屬性表中有數據這里點“是”，那么之前的數據將清空，您可以點“否”后繼續操作。如果您的數據較多，導入時間可能比較長，請您耐心等待，不要關閉窗口。

 

 

 

7.5操作員管理

   操作員管理此窗操作相對簡單，都是些添加，刪除，修改的操作，這里有一點要注意，當您添加了一個新操作員時記得將右邊的權限勾上，要不然新的操作員登錄上去后什么權限都沒有，什么東西都操作不了。

 

7.6 銷售單打印配置

銷售單打印配置，此項功能主要是銷售單打印格式的一些修改，其中下圖中紅框部分“打印項目設置”只有增強版軟件和網絡版才能使用。

7.7 銷售單廣告

   此廣告詞設置后將在銷售單的下方顯示，且此功能只有增強版和網站版使用，單機版不能對廣告詞進行修改，且廣告詞為我們汽配通的廣告詞。

7.8軟件自動升級

軟件有自動升級功能，當軟件有更新時，在登錄軟件時會有升級提示。

對于個別電腦有可能不能正常使軟件自動升級，您可以把數據備份一下后，在網站上下載最新版然后覆蓋安裝。

八，軟件退出

    軟件退出時會提醒您做好數據備份，其備份過程和上面講的數據備份一致。